Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том числе приказы, директивы, приказания и указания), а также документы, подготовленные в воинской части, регистрируются в журнале учета служебных документов. В штабах объединений и выше, а также в военных комиссариатах субъектов Российской Федерации приказы (директивы, приказания и указания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге учета приказов и директив.
Служебные документы регистрируются в воинской части один раз: поступившие — в день поступления, подготовленные в воинской части — в день утверждения или подписания.
Пакеты с надписью: «Вручить лично» регистрируются в журнале учета служебных документов без вскрытия путем записи номеров документов и наименования отправителя, имеющихся на пакете. При наличии на пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в делопроизводство. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе «Наименование или краткое содержание документа» делается пометка: «Вручен лично». В отдельных случаях пакеты с надписью: «Вручить лично» могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.
Служебные документы, подготовленные для пользования внутри воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета служебных документов.
Образец журнала учета служебных документов
Размеры даны в миллиметрах. Возвращен отправителю
Р-214 26.03.20_ г.
Н. В. Михайлову
Прошу подготовить необходимые материалы и доложить.
А. Федоров
26.03.20_ г.
