Прием и учет служебных документов
Прием поступающей служебной корреспонденции производится экспедицией или делопроизводством воинской части.
В нерабочее время служебная корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в , а с прибытием лица, ответственного за делопроизводство, передает всю порученную корреспонденцию в делопроизводство под расписку в этой книге, не вскрывая пакеты, бандероли и посылки. О получении срочных пакетов дежурный докладывает командиру (начальнику) воинской части или начальнику штаба воинской части.
Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. В конце текста телефонограммы указываются время приема (передачи) и фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.
Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то служебная корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части.
Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, обязано проверить правильность адресования пакетов, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью «Для пакетов».
Лицо, ведущее делопроизводство, вскрывает полученные пакеты, разрезая их с трех сторон так, чтобы не повредить вложенные документы, изымает все вложения и проверяет их наличие. Если при вскрытии пакета будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения служебного документа.
Ошибочно засланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за их же номерами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую воинскую часть.
Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том числе приказы, директивы, приказания и указания), а также документы, подготовленные в воинской части, регистрируются в . В штабах объединений и выше, а также в военных комиссариатах субъектов Российской Федерации приказы (директивы, приказания и указания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в .
Служебные документы регистрируются в воинской части один раз: поступившие — в день поступления, подготовленные в воинской части — в день утверждения или подписания.
Пакеты с надписью: «Вручить лично» регистрируются в журнале учета служебных документов без вскрытия путем записи номеров документов и наименования отправителя, имеющихся на пакете. При наличии на пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в делопроизводство. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе «Наименование или краткое содержание документа» делается пометка: «Вручен лично». В отдельных случаях пакеты с надписью: «Вручить лично» могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.
Служебные документы, поступающие в воинские части, секретариаты и канцелярии для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в и передаются по принадлежности под расписку в этом журнале или по с последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.
При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится . При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится штамп.
На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах (с указанием их номеров по Номенклатуре дел, книг и журналов) и за какими порядковыми номерами они учтены.
Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в журнале учета служебных документов).
Служебные документы, подготовленные для пользования внутри воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета служебных документов.
Служебные документы, подготовленные для временного пользования (справки, планы, графики, расписания и т. п.), в журнале учета служебных документов не регистрируются и уничтожаются в делопроизводстве по миновании надобности. По указанию командира (начальника) воинской части один экземпляр таких документов может быть оставлен для пользования и учтен в делопроизводстве.
Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам служебные документы докладываются непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство. Остальной личный состав документы на исполнение получает в несекретном делопроизводстве или через уполномоченных несекретных делопроизводств в управлениях, направлениях, отделах и службах воинской части.
Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств.
