Общие положения по служебному делопроизводству и служебной переписке
Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи, электронно-вычислительной техники и других технических средств.
Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа.
Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательством Российской Федерации, приказами Министра обороны Российской Федерации и .
Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями по подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с гражданскими организациями и гражданами.
Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на русском языке.
а) Определять порядок работы со служебными документами в воинской части на основании решения командира части;
б) Знать фактическое состояние делопроизводства и принимать необходимые меры по сокращению служебной переписки, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и информационным системам, если действующим законодательством не предусмотрено составление письменного документа;
в) Правильно организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач, контролировать работу подчиненных органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;
г) Своевременно доводить до личного состава поступающие служебные документы, контролировать их учет и исполнение;
д) Обеспечивать готовность к спасению служебных документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;
е) Организовывать и систематически проводить с личным составом воинских частей занятия по изучению требований Инструкции, введённой в действие ,обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства, осуществлять контроль за выполнением этих требований;
ж) Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);
з) Принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору личного состава для работы со служебными документами, обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными Инструкцией по делопроизводству в ВС РФ, внедрению оргтехники и автоматизированных технологий обработки служебной информации;
и) Обеспечивать правильное пользование действительными и условными наименованиями воинских частей при изготовлении и отправке служебных документов, обращая особое внимание на правильность ведения переписки с гражданскими учреждениями и организациями;
к) Своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения, не нужных для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, и освобождать от этих документов делопроизводства воинских частей;
л) Принимать практические меры по наведению должного порядка в делопроизводстве;
м) Обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и длительными (10 лет и более) сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов, подлежащих сдаче в архивы;
н) Строго выполнять требования, установленные Наставлением по делопроизводству, быть бдительным и не допускать каких либо нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов и требовать это от подчинённых, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, которые могут привести к таким последствиям;
а) знать и строго выполнять требования, установленные Инструкцией по делопроизводству;
б) быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущих привести к таким последствиям;
в) знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного начальника;
г) передавать служебные документы из одного отдела (службы) в другой только через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в соответствующих журналах учета. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;
д) давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;
е) немедленно сообщать своему непосредственному начальнику об утрате или недостаче служебных документов, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних и неучтенных служебных документов;
ж) при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнение с военной службы или работы, перевод к новому месту службы или работы), при убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдать все числящиеся за ним служебные документы и издания лицу, ведущему делопроизводство;
з) своевременно сдавать в делопроизводство документы, надобность в которых миновала;
и) предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания представителям делопроизводства по их требованию.
а) сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;
б) обращаться куда-либо с личными просьбами, изложенным на бланках с наименованием воинской части;
в) самовольно провозить и пересылать за границу Российской Федерации служебные документы, не подлежащие продаже в торговой сети и опубликованию в открытой печати. В необходимых случаях эти документы могут быть высланы через соответствующие воинские части в установленном порядке;
г) изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки, не предусмотренные Инструкцией по делопроизводству в ВС РФ с наименованием воинской части или воинской должности командира (начальника);
д) вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц.
Изготовление бланков, книг и журналов и обеспечение ими воинских частей возлагаются на Центральное вещевое управление Министерства обороны Российской Федерации, Главное техническое управление Военно-Морского Флота и соответствующие органы в округах, группах войск и на флотах. Заявки на обеспечение бланками, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.
В исключительных случаях (при отсутствии централизованного снабжения) изготовление и закупку указанного имущества осуществляют воинские части.
Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — на одного из заместителей командира (начальника) воинской части.
Общее руководство по организации и ведению служебной переписки и делопроизводства в Вооруженных Силах осуществляется Управлением делами Министерства обороны Российской Федерации.
Работа со служебными документами в воинских частях в нерабочее время допускается только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части.
Работа со служебными документами и хранение их за пределами служебных помещений воинских частей, как правило, запрещаются. Такую работу вправе разрешить командир (начальник) воинской части или начальник штаба воинской части. Несекретные служебные издания (кроме изданий с пометкой «Для служебного пользования») военнослужащие и лица гражданского персонала могут брать с разрешения непосредственного начальника для работы в домашних условиях на срок не более 10 суток.
Несекретные служебные издания (кроме изданий с пометкой «Для служебного пользования») могут выдаваться для самостоятельной работы офицерам запаса и в отставке с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части через делопроизводство под расписку в карточке выдачи.
Офицеры запаса и в отставке могут знакомиться с несекретными служебными документами и изданиями с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части.
При регистрации в гостиницах, санаториях, домах отдыха, на туристских базах и т. п. военнослужащие указывают фамилию, имя, отчество, год и место рождения, серию, номер, дату выдачи паспорта гражданина Российской Федерации или служебного паспорта и орган, выдавший этот паспорт, а при отсутствии паспорта — серию, номер, дату выдачи удостоверения личности (военного билета) и воинскую часть, выдавшую его.
Военнослужащие при переписке с гражданскими учреждениями и организациями, при записях в книгах жалоб и предложений предприятий бытового обслуживания, в книгах отзывов указывают почтовые адреса по месту жительства или пребывания без указания принадлежности к Вооруженным Силам. При этом военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, указывают почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами (начальниками) воинских частей по согласованию с объектами почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации.
Военнослужащие, лица гражданского персонала воинских частей, дислоцированных за пределами Российской Федерации, указывают условные наименования воинских частей без пунктов дислокации.
