Служебные документы и порядок их разработки

К служебным документам относятся текстовые и графические документы, выполненные любым способом: напечатанные, написанные от руки, нарисованные, начерченные, изданные типографским, электрографическим или другим способом.

В ходе своей служебной деятельности командирам подразделений придется иметь дело (как составлять и оформлять, так и пользоваться) не со всеми вышеуказанными документами, а только с некоторыми из них: приказом, приказанием, указанием, планом, отчётом, докладом, протоколом, актом, заявкой, рапортом, донесением, служебным письмом, справкой, предписанием, командировочным удостоверением, отпускным билетом и другими.

Кроме служебных документов, существуют служебные издания, к которым относятся (за исключением изданий, предназначенных для открытой продажи):
наставления, руководства, инструкции, правила, курсы, программы, учебные и методические пособия, нормативы, справочники, военно-учебные пособия, эксплуатационная и ремонтно-техническая документация и другие документы, регламентирующие служебную деятельность, боевую подготовку воинских частей.

При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться правила, обеспечивающие законность и наибольшую целесообразность документов и способствующие оперативному их использованию.

Составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала.

Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. При оформлении служебных документов на отдельных листах применяется бумага форматов АЗ (297×420 мм), А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм). Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта.

В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны располагаться в пределах границ согласно  правилам оформления служебных документов.

Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);

б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;

д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении.

При составлении служебных документов рекомендуется:
а) пользоваться простыми предложениями;
б) не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки как указанно в образце.

Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются печатью «Для телеграмм».

В соответствии с современными требованиями составления служебных документов пишутся с прописной буквы:

а) все слова в названиях следующих органов государственной власти Российской Федерации: Президент Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации;

б) первое слово в названиях федеральных органов исполнительной власти (Министерство обороны Российской Федерации, Государственный комитет Российской Федерации по связи и информатизации, Федеральная служба безопасности Российской Федерации).

При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (не более трех изделий). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение (Двадцать пять изделий, но воинская часть получила 25 изделий). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (радиоприемник 2-го класса).

Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: «Основание: _______.» с указанием наименования, даты и номера документа.

При ответах на запросы и поручения после наименование адресата указывается номер служебного документа (поручения), на который дается ответ, например: «На № 137 от 09.12.16 г.»

Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.
На срочных документах, доставляемых местным адресатам через экспедиторов (посыльных) воинских частей, ставится надпись «Срочно — доставить к _____» (указывается время, к которому необходимо доставить документ).

Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов «утра», «дня», «вечера» и «ночи».

В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования «гвардейский» или «гвардейская») и государственных наград. Сокращенные обозначения воинских частей применяются в соответствии с Наставлением по службе оперативных штабов .

Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей, которым присвоены условные наименования.

Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа.

Служебный документ должен иметь следующие реквизиты:

наименование министерства — автора документа;
название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дату, индекс (номер), текст, визы, подпись, отметку об исполнении служебного документа и направлении его в дело.

Министерство обороны имеет наименования: полное — Министерство обороны Российской Федерации (далее именуется — Министерство обороны) и сокращенное — Минобороны России.

В служебном документе (кроме писем) указывается название вида документа — приказ, директива, приказание, инструкция и т. д.

Служебный документ формата А4 (210×297) должен иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса. Служебный документ объемом не более одной страницы может составляться без заголовка.

Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем? »: «О выделении …», «Об утверждении …», «О командировании …».

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2-3 интервалов от наименования вида документа. Заголовок располагается: в служебных письмах — от левой границы текстового поля, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах выравнивается по центру.

Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148×210 мм).

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Индекс (номер) служебного документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива служебных документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел, кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего служебный документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.


Отметка об исполнении служебного документа и направлений, его в дело включает:

а) краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело»; номер дела, в котором будет храниться служебный документ; дату;

б) подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен служебный документ.

На оборотной стороне последнего листа служебного документа в левом нижнем углу печатаются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.
Например:
Исп. фамилия, имя, отчество (орган военного управления) т. 293-79-80.
В процессе подготовки и оформления служебного документа он может быть дополнен такими реквизитами, как:
наименование структурного подразделения — автора документа;
резолюция;
отметка о заверении копий;
печать;
гриф внешнего согласования;
отметка о наличии приложения;
адресат;
индекс объекта почтовой связи;
почтовый и телеграфный адрес;
номер абонентского телеграфа;
номер телефона;
место составления или издания;
отметка о поступлении;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
отметка о переносе данных на машинный носитель и др.
При необходимости в правом верхнем углу первой страницы проекта служебного документа может быть проставлена пометка «Проект».

 

РАЗРАБОТКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *