К служебным документам (изданиям), содержащим информацию ограниченного распространения, относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающуюся деятельности воинских частей, ограничения, на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
а) акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
б) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
в) описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
г) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
д) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
е) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен Инструкцией по делопроизводству в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти.
На служебных документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на служебных документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим служебный документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Прием и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются по журналу учета служебных документов, а служебные издания — по журналу учета служебных изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру служебного документа добавляется отметка «ДСП».
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.
Печатание (тиражирование) изданий с пометкой «Для служебного пользования» на полиграфических предприятиях Вооруженных Сил производится в соответствии с требованиями Положения об издательской деятельности по выпуску служебных изданий (документов) в Вооруженных Силах Российской Федерации.
Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 года № 355.
а) передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение и только под расписку;
б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
в) размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника);
г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);
д) разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т. п. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).
При направлении служебного документа с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.
Исполненные служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
Передача служебных документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира (начальника).
При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром (начальником).
Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира (начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.
Результаты проверки оформляются актом.
О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Снятие пометки «Для служебного пользования» производится приказами командиров (начальников), подписавших (утвердивших) такие служебные документы, или приказами вышестоящих должностных лиц, а также без приказов — путем зачеркивания этими командирами (начальниками) или вышестоящими должностными лицами на подлиннике служебного документа пометки «Для служебного пользования» с указанием даты, их воинского звания, должности и фамилии.
О снятии пометки «Для служебного пользования» на служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях пометки «Для служебного пользования» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки, воинского звания, должности и фамилии лица, снявшего пометку.
Например: «Пометка «Для служебного пользования» снята приказом командира войсковой части ____ _____ года № __полковника Максимова А. П.».
Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с пометкой «Для служебного пользования».
За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, военнослужащий (работник) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности. .
Снятие копий со служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», поступивших из вышестоящей воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника), подписавшего служебный документ.
